In opleidingen en workshops zijn ze favoriet, maar ook in adviesgesprekken, presentaties en strategische rapporten wordt er duchtig gebruik van gemaakt. Afkortingen bedoeld als ezelsbruggetjes, die lekker bekken en makkelijk blijven hangen. Veel gebruikt om ons (nog) beter zakelijk te laten communiceren.

Neem ‘het gesprek’, jij en ik voeren er vele op een dag. Soms goed voorbereid, vaak uit de losse pols. Om er uit te halen wat er (potentieel) in zit, is een aantal van die afko’s zeker nuttig en praktisch. Ze worden ook wel in actief zinsverband achter elkaar gezet.

Neem ANNA (Altijd Navragen, Nooit Aannemen) mee; smeer NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander), laat OMA (Oordelen, Meningen en Aannames) thuis en gebruik LSD (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen). Samengevat: wees een OEN, sta Open voor de ander, ben Eerlijk en Nieuwsgierig.

Altijd handig in je dagelijkse gesprekken. Of het nou gaat om een kennismakinggesprek of planbespreking, onderhandeling of evaluatie. OEN en de andere leveren je geheid een beter gespreksresultaat op.

Kies en experimenteer

Nu kun je hier natuurlijk niet in elk gesprek bij stilstaan, het is de kunst om je deze geheugensteuntjes eigen te maken. Dat je ze gebruikt zonder er bij na te denken. Dat vraagt oefening en reflectie. Denk achteraf nog eens terug aan het gesprek en ga na of je je een beetje aan de ‘regels’ hebt gehouden en het volgende keer anders moet of beter kan.
Wat helpt is er één uit te kiezen. Experimenteer bijvoorbeeld een aantal keer met de afkorting die je verder kan helpen. Ben je een mindere luisteraar en geneigd snel in te vullen wat de gesprekspartner denkt (maar niet zegt): stel vragen, vanuit interesse, open en oprecht. Zo ontdek je onverwachte openingen in het gesprek en verzamel je nog meer essentiële informatie.

Bij het schrijven van teksten – bijvoorbeeld voor websites – gebruik ik zelf vaak een ander ezelsbruggetje. Eén die ook jou kan helpen, of je nu een zakelijk e-mail schrijft, een klantpresentatie voorbereidt of je medewerkers toespreekt: wees een BOER in je communicatie.

Wees BETROUWBAAR. Zorg dat de feiten kloppen, beloof alleen dat wat je werkelijk waar kunt maken, wees helder zodat er geen verkeerde verwachtingen kunnen ontstaan.

Wees ONDERSCHEIDEND. In je boodschap, je aanpak, je woordkeus, je benadering. Zorg dat jij èn je boodschap niet vergeten worden.

Wees EERLIJK, in wat je vertelt en in hoe je jezelf presenteert. Zet je zelf niet te veel ‘aan’, blijf dicht bij wie je bent. Wees eerlijk naar jezelf en naar de ander, het komt je geloofwaardigheid ten goede. En cliché of niet: eerlijk duurt toch echt het langst.

Wees RELEVANT. Oftewel, voeg iets toe waar de ander echt wat aan heeft. Laat merken dat je zijn situatie of probleem herkent en begrijpt. Help hem naar een mogelijke oplossing. Daarvoor moet je wel weten waar hij blij van wordt, wat hij wil bereiken of waar hij zich het meest druk over maakt. En daar kom je weer achter door vragen te stellen. Door in gesprek te gaan en in gesprek te blijven.

Genoemde afkortingen zijn daarbij meer dan slechts een handig ezelsbruggetje.

Arthur Schiphorst
Flexeteer